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직장인에게는 하루 8시간의 업무시간이 주어집니다. 물론 야근을 한다면 조금 더 많은 시간이 확보되겠지만, 대부분 8시간 내 모든 업무를 끝내는 것을 원하죠. 그래서 LX인터내셔널도 임직원들의 효율적인 업무를 위해 다양한 활동을 진행하고 있습니다.
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업무혁신 활동이란 일하는 방식의 혁신으로 기존 업무의 프로세스를 재정립할 뿐만 아니라 규정(Rule), 역할(Role), 정보 시스템 및 조직 정비를 포함한 회사 업무 전반의 관리체계를 확립하는 활동을 의미합니다. 조금 더 쉽게 설명하자면, 불필요한 일을 없애고 같은 일을 적은 인원으로 짧은 시간에 하는 것, 사람이 하는 일을 자동화하거나 시스템이 하도록 하는 것 등 업무 효율을 위해 개선할 수 있는 것들을 개선하는 활동이죠. 업무혁신 활동이 어떤 것인지는 이해되셨나요? 그러면 본론으로 돌아가서 LX인터내셔널의 업무혁신 활동을 자세히 살펴볼게요!
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RPA란 반복적, 단순한 업무에 소프트웨어를 적용하여 자동화하는 것을 의미합니다. 사람이 PC의 마우스와 키보드로 업무를 처리하는 과정과 동일하게 지정된 순서를 따르도록 자동화하는 것이죠. 사람보다 작업 속도와 정확성이 뛰어나고 24시간 운영할 수 있어 효율도 높아요. 보통 단순 메일 발송이나 데이터 추출, 입력 등 손이 많이 가고 귀찮은 업무들을 자동화 시스템에 맡기고 그 시간 동안 직원들은 더 생산성 있는 업무에 집중할 수 있습니다. LX인터내셔널의 경우, 약 60개의 업무를 자동화했고 연간 1만 2천 시간을 추가로 확보할 수 있었습니다.
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결재 문서를 손에 쥐고 사무실로 직접 찾아가는 모습도 이제 옛일이 되었죠. 전자결재가 도입되었기 때문인데요, LX인터내셔널은 여기서 한 발 더 나아갔습니다! 전자결재 이용 시 매번 업무자율규정을 읽고 해석하고 담당자에게 문의하는 번거로운 과정을 없앤 것입니다. 업무자율규정에 따라 결재선을 자동으로 설정했고 거래처리 승인도 포털 전자결재로 일원화했어요. 이제는 모바일로도 결재를 승인할 수 있어 결재에 많은 시간을 들이지 않아도 된답니다.
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업무 중 처리해야 하는 거래를 누락하거나 금액을 잘못 입력할 때, 등골이 오싹해지면서 식은땀이 흐르죠. 이렇게 업무에서 발생하는 리스크들도 업무 효율을 낮추는 요소입니다. 이러한 리스크도 업무혁신활동을 통해 줄일 수 있죠. 법인의 비용 전표 입력을 자동화하는 개선 작업을 통해 번거로운 수작업을 제거했습니다. 현재 일부 사업에 대해 적용을 완료하였으며, 향후 전체 사업에도 확대 적용할 예정입니다. 이 외에도 전자결재 Multi 승인 기능을 통해, 반복적인 수작업을 제거하는 효과도 있었습니다.
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기존의 경비처리시스템을 대체하는 새로운 시스템을 구축 중입니다. 대부분의 매입 및 비용 거래의 기록과 승인을 최대한 간편하게 처리할 수 있도록 설계 중이며, 모바일 기반으로 언제 어디서든 처리가 가능하도록 개선할 예정입니다.
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신규법인 설립 시 해당 법인을 위한 구매/판매, 회계, 금융 등 SAP 기본 기능 세팅을 수작업으로 진행하고 있어 많은 비용이 발생하고, 상당한 시간이 필요함에 따라 사업 운영 일정에 차질이 발생하는 경우도 있었습니다. 기본 기능은 동일하게 사용할 수 있도록 템플릿 법인을 세팅 후 별도 프로그램, RPA를 활용하여 복사 작업을 자동화하여 세팅 시간과 비용을 대폭 절약할 수 있도록 개발 진행 중에 있습니다. 이는 LX그룹 내에서 처음 시도하는 방식인데요, 개발이 완료되면 효율적인 적시 사업지원이 가능할 것으로 기대하고 있습니다.
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결산 시 수작업을 최소화하고, 누구나 전 법인의 결산 진행 현황을 상세하게 모니터링 함으로써 신속하고 정확하게 경영성과를 산출하고, 회계팀 뿐만 아니라 거래를 발생시키고 입력하는 각 사업부서에서도 효율적으로 실적을 확인할 수 있도록 개선하는 작업을 계획하고 있습니다. 이 외에도 다양한 경영정보를 효율적으로 관리/집계할 수 있는 시스템 등을 검토 중입니다.
중요한 점은 이 모든 업무혁신 활동이 ‘임직원들의 관심과 적극적인 참여’가 없이는 결코 완성될 수 없다는 것입니다. LX인터내셔널은 업무 효율을 개선하기 위해, 업무의 불필요한 부분에 적절한 솔루션을 찾기 위해 적극 지원하고 있습니다.
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LX인터내셔널 화이팅입니다!